Prozessoptimierung in der Betriebsprüfung

Bei über 40 Unternehmen läuft das Modul Betriebsprüfung-Online. Dabei haben wir unterschiedliche Vorgehens- und Umgangsweisen sowohl im Unternehmen als auch mit den Prüfern kennengelernt. Gleichzeitig hat sich ein prozessualer Best-Practice-Ansatz mit den Erfolgsfaktoren Prozess, Vernetzung, Simulation und Nachvollziehbarkeit herauskristallisiert.

Anfangs stand insbesondere der Workflow-Gedanke und damit die Beschleunigung der Betriebsprüfung im Fokus der Prozessoptimierung. Das heißt einerseits, Transparenz über die einzelnen Vorgänge und Fristen für alle (!) Beteiligten schaffen, und andererseits ein einfaches Dokumentenmanagement und effiziente Meetings zu ermöglichen, um sich direkt auf die steuerfachlichen Themen konzentrieren zu können, anstatt alle erstmal auf den gleichen Wissensstand bringen zu müssen. Damit war die Pflicht der Prozessoptimierung erreicht. 

Unsere Kunden wollten aber noch einen Schritt weiter gehen: Den BP-Workflow mit den Folgewirkungen verbinden. Das bedeutet im Detail:

1. Transparenz schaffen: "Was kostet mich die BP?"
Monetäre Effekte der einzelnen Feststellungen sollen jederzeit, auch im laufenden Prüfungsprozess, hochgerechnet werden können. Die voraussichtlichen Mehr-/Minderergebnisse und die sich daraus ergebenden Steuern und Zinsen sollen mit wenigen Klicks berechnet werden.

2. Auswirkungen managen: “Habe ich die Prüfungsfeststellungen in den Folgejahren berücksichtigt?”
Auswirkungen sollen automatisch in die Steuerbilanzen übernommen und bei Bedarf auch für die Folgejahre weitergeführt werden. Damit lassen sich Prüferbilanzen verproben, Berichtigungen für bereits abgegebene Jahre erstellen und fortgeführte Prüfungseffekte für zukünftige Steuerbilanzen vorblenden.

3. Nachvollziehbarkeit sicherstellen: “Woher stammen diese Prüfungs-Fortentwicklungen? Wo ist die Dokumentation dazu?”
Die lückenlose Nachvollziehbarkeit der aufgegriffenen Prüfungssachverhalte und deren Folgewirkung muss einfach möglich sein. Damit können Rückfragen z. B. bei Folgeprüfungen oder bei einem neuen Personenkreis schnell und sicher beantwortet werden.

Erst mit dieser Vernetzung wird der Betriebsprüfungsprozess „End-to-End“ digitalisiert. Wir glauben, dass das heute in jedem Konzern und Groß-Unternehmen der Standard sein sollte. Um das technisch zu ermöglichen, haben wir unsere beiden Module Betriebsprüfung-Online und Steuerbilanztool in den letzten Jahren immer weiter vernetzt, sodass wir heute den gesamten Prozess intelligent abbilden.


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