ELSTER-Zertifikate im Konzernumfeld

Grundlage: ELSTER-Zertifikate
Zur Nutzung der ELSTER-Schnittstellen werden ELSTER-Zertifikate benötigt, die einzeln über die ELSTER-Website mit Bezug auf eine Steuernummer beantragt werden. Technisch gesehen ist ein ELSTER-Zertifikat eine von ELSTER erzeugte Zertifikatsdatei vom Typ „pfx“. Zur Nutzung wird immer eine PIN benötigt, die bei der Generierung des Zertifkates frei vergeben wird. Damit wird eine unbefugte Nutzung der Zertifikatsdatei verhindert.
Die erstmalige Freischaltung des Zertifikates erfolgt über einen Code, der per postalischem Brief an die bei der Finanzverwaltung für die Steuernummer hinterlegte Unternehmens­adresse versendet wird. Eine ggf. bestehende Empfangsvollmacht kommt dabei nicht zum Tragen.
Eine Verlängerung der zeitlich meist auf drei Jahre begrenzten Zertifikate erfolgt rein digital unter Nutzung des ablaufenden Zertifikates. Mit der Verlängerung wird das bisherige Zertifikat sofort ungültig und kann nicht mehr verwendet werden.

Exkurs: Nutzung von ELSTER-Zertifikaten für „Mein Unternehmenskonto“
ELSTER-Zertifikate werden durch das Online-Zugangsgesetz (OZG) mit der Einführung des Unternehmenskontos („MeinUK“ bzw www.mein-unternehmenskonto.de) auch für Verwaltungsleistungen, also außerhalb von ELSTER verwendet. Als Beispiel seien digitale Bauanträge genannt, die mittlerweile weitestgehend verpflichtend sind.
Alle ELSTER-Zertifikate, also auch die ELSTER-Zertifikate, die für das Unternehmenskonto beantragt werden, sind hierarchisch gleichwertig. Sie können daher prinzipiell auch zur Anmeldung in „Mein ELSTER“ verwendet werden. Damit könnte eine Person, die ein Zertifikat eigentlich für digitale Bauanträge beantragt hat, in ELSTER steuerliche Formulare und Anträge für die verwendete Steuernummer einreichen, von der Änderung der Bankverbindung bis hin zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung.

Im Übersichtsdokument von „Mein Unternehmenskonto“ (Link im Anhang) werden drei Gründe benannt, warum die Zertifikate dennoch aus Sicht der Dienstanbieter nicht missbräuchlich verwendet werden können:

1. Es können keine bestehenden Daten eingesehen werden.
2. Es können keine Anträge oder Bescheide eingesehen werden.
3. Missbräuchlich abgegebene Steuererklärungen oder andere Anträge können bei Bedarf widerrufen werden.

Bisherige Varianten von Zertifikaten in Konzern-Steuerabteilungen
In Konzernen sind ELSTER-Zertifikate seit langem in den Steuerabteilungen für die Abgabe von Erklärungen und E-Bilanzen etabliert. Die folgenden Nutzungsvarianten sind vorzufinden:

Variante 1: Nutzung eines Zertifikates je Steuerart für alle Konzerngesellschaften
Bei dieser häufigsten Nutzungsvariante wird in der Konzernsteuerabteilung für die Abgabe aller Ertragsteuer-Erklärungen aller Konzerngesellschaften ein Zertifikat verwendet. Für die indirekten Steuern (meist eigener Abteilungsbereich) ist ein weiteres Zertifikat für umsatzsteuerliche Themen im Einsatz. Und auch für lohnsteuerliche Themen im Bereich HR (sofern dort eigenständige ELSTER-Abgaben erfolgen) wird meist ein einzelnes Zertifikat für alle Konzerngesellschaften genutzt.

Variante 2: Nutzung eines Zertifikates je Person für alle Konzerngesellschaften.
Bei dieser Variante bekommt jede Person der Steuerabteilung ein eigenes Zertifikat zugewiesen, das unabhängig von Steuerarten oder Konzerngesellschaften für alle Abgaben genutzt wird.

Variante 3: Nutzung eines Zertifikates je Konzerngesellschaft (ggf. je Steuerart).
Bei dieser Variante wird je Konzerngesellschaft mit einem individuellen Zertifikat abgegeben. Diese Variante kommt bisher sehr selten vor.

Variante 4: Nutzung eines Zertifikates je Person und je Konzerngesellschaft (ggf. je Steuerart).
Theoretisch gibt es auch noch die Extremform, dass je Person und Konzerngesellschaft ein individuelles Zertifikat genutzt wird. In der Praxis ist uns dieser Fall nicht bekannt.

Überblick über die Anzahl zu verwaltender Zertifikate
Beispiel: Konzernsteuerabteilung mit 10 Personen, zuständig für 50 Gesellschaften:

Abholung von Bescheiden ab 01.01.2027

Grundsatz
Ab 01.01.2027 werden alle Bescheide digital in das der Steuernummer zugehörige ELSTER-Postfach zugestellt, es sei denn, man hat dieser Zustellung widersprochen. Die Neuregelung des § 122a AO verzichtet somit auf die Notwendigkeit der Einwilligung des Empfängers.

Technisches Verfahren
Die Zustellung der Bescheide erfolgt über das modernisierte DIVA-Verfahren in der Version 2, DIVA steht dabei für „Digitaler Verwaltungsakt“.
Die bisher in Papierform zugestellten Bescheide werden zukünftig als PDF-Dokument ins ELSTER-Postfach eingeliefert. Das PDF-Dokument enthält in der Regel keine maschinenlesbaren Daten, sondern nur die bisherige Bescheiddarstellung in digitaler Form. Ausnahme: Digitale Gewerbesteuerbescheide der teilnehmenden Kommunen enthalten im Rahmen des Projektes „Digitaler Gewerbesteuerbescheid“ maschinenlesbare Informationen als eingebettete xml-Datei.
An die hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers wird von ELSTER parallel eine E-Mail verschickt, dass der Bescheid bereitgestellt wurde.

Bescheidabholung und ELSTER-Zertifikate
Die Bescheidabholung muss mit einem ELSTER-Zertifikat erfolgen. Grundsätzlich sind Bescheide nur mit dem Zertifikat abrufbar, mit dem auch die Erklärung erfolgte.
Im Rahmen von zu erteilenden Einwilligungen können auch andere Zertifikate für die Abholung berechtigt werden. INFOLOG hat im ELSTER-Entwicklerforum zur Zertifikatsthematik in Konzernen nachgefragt und am 05.08.2026 folgende Antwort der DIVA-Projektleitung erhalten:

• […] ein einzelnes Organisationszertifikat genügt auch weiterhin, um alle Erklärungen zu übermitteln und auch für alle Steuernummern (nach Berechtigungsprüfung) die elektronischen Bekanntgaben zu empfangen.
• Eine automatische Zuordnung eines Benutzerkontos für die elektronische Bekanntgabe kann jedoch nur zu der Steuernummer erfolgen, die für die Registrierung des Benutzerkontos verwendet wurde.
• Wie schon heute, können weitere Steuernummern manuell einem Benutzerkonto (Organisationszertifikat), unter dem Vorbehalt einer Berechtigungsprüfung, hinzugefügt werden.

(und als Konkretisierung)

• Der Weg "Formulare und Leistungen" / "Elektronische Bekanntgabe verwalten" / "+ Neue Einwilligung anlegen" ermöglicht es zu einem Benutzerkonto den Empfang von elektronischen Bekanntgaben für weitere Steuernummern hinzuzufügen

(und als Klarstellung)

• Die Möglichkeit, für jede Steuernummer ein eigenes Benutzerkonto anzulegen, besteht zusätzlich.

Auf die Frage nach der geplanten Nutzung einer Vertretungsregelung für personenbezogene Zertifikate erhielten wir folgende Antwort:

• Der Zeitpunkt für den Einsatz der Vertretungsregelung ist noch nicht fix.

Zukünftige Varianten der Zertifikate in Konzern-Steuerabteilungen
Aus den bisherigen Informationen/Antworten seitens DIVA-Projektleitung ergeben sich nachfolgende Lösungsansätze für die bisherigen Varianten der Zertifikatsnutzung. Bitte beachten: Die Dokumentation aller Varianten entspricht dem aktuellen Kenntnisstand und ist noch nicht praktisch erprobt. Eine offizielle Dokumentation seitens ELSTER ist bisher nicht bekannt.

Variante 1: Ein Zertifikat zum Versenden und Abholen
Dazu sind elektronische Einwilligungen für alle weiteren Steuernummern zu erteilen. In Anlage 1 ist der Weg in ELSTER mit Screenshots dokumentiert.

Variante 2: Ein Zertifikat je Steuernummer zum Versenden und Abholen
Sofern die Zertifikate bereits vorliegen und für die Versendung genutzt wurden, können damit auch die Bescheide abgeholt werden. Eine entsprechende Erweiterung in der INFOLOG TAX SUITE zur Verwaltung der Zertifikate je Steuernummer ist kurzfristig geplant.

Variante 3 und 4: Personenbezogene Zertifikate
Nach aktuellem Stand sind personenbezogene Zertifikate nicht empfehlenswert, da noch keine Vertretungsregelung seitens ELSTER existiert. Ein Bescheid könnte damit nicht von anderen Personen abgeholt werden als derjenigen, die die Erklärung versendet hat. Damit wiederum wäre ein hohes Prozessrisiko verbunden, falls die ursprünglich erklärende Person nicht (mehr) verfügbar ist (Urlaub, Krankheit, Ausscheiden).

Mehr Infos zur INFOLOG TAX SUITE