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E-Bilanz 2025: Kontennachweise werden Pflicht – was Unternehmen jetzt beachten sollten
Was genau bedeutet das für die E-Bilanz-Abgabe? Welche Daten werden benötigt? Und warum sollte das Thema gerade bei der Verwendung der Taxonomie 6.8 nicht unterschätzt werden?
Kontennachweise: aus „erwünscht“ wird verpflichtend
Kontennachweise sind in der E-Bilanz grundsätzlich kein neues Thema. Schon bislang konnten Kontensalden zu einzelnen Taxonomiepositionen übermittelt werden. Mit dem BMF-Schreiben vom 10. Juni 2025 wird daraus jedoch eine verpflichtende Anforderung.
Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, ist ein sogenannter unverdichteter Kontennachweis zusammen mit der E-Bilanz zu übermitteln.
Betroffen sind grundsätzlich die verschiedenen Taxonomiearten – von der Kerntaxonomie bis zu Ergänzungs- und Spezialtaxonomien. Die Kontennachweise sind dabei sowohl für die Bilanz als auch für die Gewinn- und Verlustrechnung relevant.
Der Kontennachweis stellt vereinfacht gesagt die Verbindung zwischen den aggregierten Positionen der E-Bilanz und den zugrunde liegenden Konten der Buchführung her.
Typischerweise werden dabei unter anderem folgende Informationen übermittelt:
Kontonummer
Kontenbezeichnung beziehungsweise Beschreibung
Kontensaldo
Zuordnung zur jeweiligen Position innerhalb der E-Bilanz
Damit erhält die Finanzverwaltung einen deutlich detaillierteren Einblick in die Zusammensetzung der übermittelten Bilanz- und GuV-Positionen.
Entscheidend ist das Wirtschaftsjahr – nicht die Taxonomieversion
Ein Punkt sorgt in der Praxis derzeit besonders häufig für Missverständnisse: Die Pflicht zum Kontennachweis ist nicht erst an die Taxonomie 6.9 gekoppelt. Entscheidend ist vielmehr das Wirtschaftsjahr.
Beginnt das Wirtschaftsjahr nach dem 31. Dezember 2024, sind die Kontennachweise grundsätzlich zu übermitteln. Für das kalendergleiche Wirtschaftsjahr 2025 betrifft die Verpflichtung somit bereits die E-Bilanz 2025.
Dabei kann für dieses Wirtschaftsjahr weiterhin die Taxonomie 6.8 verwendet werden. Die Taxonomie 6.9 ist ebenfalls für entsprechende Übermittlungen vorgesehen.
Gerade bei der Taxonomie 6.8 ergibt sich daraus allerdings eine Besonderheit.
Vorsicht: Eine valide E-Bilanz 6.8 kann trotzdem ohne Kontennachweise sein
Wer mit der Taxonomie 6.8 arbeitet, sollte sich nicht allein auf die technische Validierung der E-Bilanz verlassen.
Denn das Fehlen von Kontennachweisen führt bei dieser Taxonomieversion nicht automatisch zu einer entsprechenden Validierungsfehlermeldung.
Eine E-Bilanz kann daher technisch als valide angezeigt werden, obwohl die erforderlichen Kontennachweise nicht enthalten sind.
Für Unternehmen bedeutet das: Die Vollständigkeit der Kontennachweise sollte vor der Übermittlung bewusst kontrolliert werden.
Mit der Taxonomie 6.9 wird die Prüfung konkreter. Fehlen dort die vorgesehenen Kontennachweise, greift eine entsprechende Validierung.
Was Unternehmen für die Kontennachweise benötigen
Damit Kontennachweise überhaupt erzeugt und übermittelt werden können, müssen die zugrunde liegenden Daten auf Kontoebene vorhanden sein. Eine rein aggregierte Bilanzstruktur reicht dafür nicht aus.
Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, ob die für die E-Bilanz verwendete Datenversorgung neben den handelsrechtlichen Werten auch die entsprechenden Konteninformationen enthält.
Das betrifft insbesondere Fragen wie:
Sind die Sachkonten vollständig vorhanden?
Die Konten der Buchführung müssen in ausreichender Granularität zur Verfügung stehen.
Ist die Zuordnung der Konten zu den E-Bilanz-Positionen nachvollziehbar?
Die bestehenden Mappings gewinnen durch die Kontennachweise zusätzlich an Bedeutung.
Sind Bilanz und GuV gleichermaßen berücksichtigt?
Der Kontennachweis beschränkt sich nicht auf einzelne Bilanzpositionen.
Werden bestehende Mappings auch für frühere Wirtschaftsjahre verwendet?
Wer Mappingstrukturen über mehrere Jahre hinweg einsetzt, sollte prüfen, wie sich die Aktivierung von Kontennachweisen auf mögliche Korrekturmeldungen für frühere Jahre auswirkt.
Gerade der letzte Punkt ist organisatorisch relevant. Wird ein bestehendes Mapping beispielsweise sowohl für 2023 als auch für 2025 verwendet und anschließend um Kontennachweise ergänzt, können diese Einstellungen unter Umständen auch bei späteren Korrekturen älterer Wirtschaftsjahre zum Tragen kommen.
Eine klare Trennung beziehungsweise eine ab 2025 fortgeführte Mappingversion kann daher sinnvoll sein.
Der wichtigste Schritt: Daten und Mapping frühzeitig prüfen
In vielen Unternehmen dürften die notwendigen Konteninformationen bereits vorhanden sein – beispielsweise weil Bilanzdaten inklusive Sachkonten aus SAP oder anderen Vorsystemen übernommen werden.
Die eigentliche Herausforderung liegt dann weniger in der Beschaffung neuer Daten als in der Frage, ob die vorhandenen Informationen durchgängig bis zur jeweiligen Taxonomieposition erhalten bleiben.
Unternehmen sollten daher nicht erst unmittelbar vor der E-Bilanz-Abgabe prüfen, ob ihre Prozesse für die Kontennachweise vorbereitet sind.
Sinnvoll ist ein frühzeitiger Test:
Enthält die Datenquelle die erforderlichen Konten?
Werden diese Konten beim Import vollständig übernommen?
Bleiben die Konteninformationen über die verwendeten Mappingstufen erhalten?
Werden sie den richtigen Bilanz- beziehungsweise GuV-Positionen zugeordnet?
Sind die Kontennachweise tatsächlich Bestandteil der erzeugten E-Bilanz?
Gerade bei komplexeren Daten- und Mappingstrukturen lassen sich so mögliche Lücken erkennen, bevor die eigentliche Übermittlung ansteht.
Und wenn ein Kontennachweis noch nicht möglich ist?
Für Unternehmen, die die geforderten Kontennachweise noch nicht bereitstellen können, sieht die Taxonomie 6.9 eine Möglichkeit zur Erläuterung vor.
Dort kann angegeben werden, weshalb die Kontennachweise nicht übermittelt werden können.
Diese Möglichkeit sollte allerdings nicht als genereller Ersatz für die Kontennachweise verstanden werden. Ziel sollte sein, die Datenversorgung und die E-Bilanz-Prozesse so vorzubereiten, dass die Konteninformationen regulär mitgeliefert werden können.
Kontennachweise in der INFOLOG TAX SUITE
Auch in der INFOLOG TAX SUITE können bestehende Mappingstrukturen um die Übermittlung von Kontennachweisen ergänzt werden.
Voraussetzung ist, dass die relevanten Konteninformationen bereits in der Datenbasis vorhanden sind. Die Kontennachweise können anschließend innerhalb des Mappings aktiviert und vor der Abgabe kontrolliert werden.
Besonders bei Mappings, die bereits seit mehreren Jahren verwendet werden, empfiehlt sich dabei eine bewusste Entscheidung, ob das bestehende Mapping erweitert oder ab 2025 mit einer neuen Mappingversion gearbeitet wird.
Für INFOLOG-Kunden:
In unserem Webinar „E-Bilanz-Abgabe 2025 mit Kontennachweisen“ zeigen wir die Hintergründe ausführlich und demonstrieren anhand typischer Anwendungsfälle, wie Kontennachweise in der Tax Suite aktiviert, überprüft und gemeinsam mit der E-Bilanz bereitgestellt werden.
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Fazit: Kontennachweise nicht erst bei der Abgabe prüfen
Die verpflichtenden Kontennachweise machen die E-Bilanz noch einmal detaillierter. Für Unternehmen bedeutet das vor allem, dass die Verbindung zwischen Buchhaltung, Datenversorgung, Mapping und Taxonomie künftig noch wichtiger wird.
Gerade für das Wirtschaftsjahr 2025 sollte deshalb frühzeitig geprüft werden, ob die notwendigen Konteninformationen vollständig vorhanden und korrekt zugeordnet sind.
Und besonders wichtig: Eine technisch valide E-Bilanz bedeutet bei Verwendung der Taxonomie 6.8 nicht automatisch, dass auch die verpflichtenden Kontennachweise enthalten sind.
Wer Datenbasis und Mapping rechtzeitig überprüft, kann die neue Anforderung jedoch in vielen Fällen ohne grundlegende Änderungen am bestehenden E-Bilanz-Prozess umsetzen.