Die Einbindung von Unternehmensdaten in Textdokumente gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen Ihren Aktionären, Gläubigern und Teilhabern gegenüber dazu verpflichetet sind, sie über den Stand des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Dabei werden häufig Textbausteine mit den jeweils aktuellen Unternehmenszahlen verknüpft. Zu diesem Zweck ist eine Schnittstelle sinvoll, die einen einfachen Zugriff auf die Daten des Unternehmens unterstützt.

INFOLOG hat für diese Aufgabenstellung ein Word-Add-In, das Tool Word-Data-Access entwickelt. Dieses Add-In für Microsoft^® Word^® bietet eine transparente Schnittstelle zu IBM Cognos TM1. Mit Hilfe dieses Tools ist können Sie Ihre Unternehmenszahlen aus der Datenbank direkt in den Report einbinden und aktualisieren.

Durch die Verbindung der Unternehmenszahlen mit einer Referenz auf die aktuelle Datenbank, können z. B. Jahresabschlussberichte auf Knopfdruck aktualisiert werden. Somit ist es möglich auf dem Jahresbericht vom Vorjahr aufzusetzen und im einfachsten Fall nur die Jahresangaben in den Referenzen anzupassen. Zu diesem Zweck können globale Variablen verwendet werden, die in den Referenzen anstelle von Elementbezeichnungen angegeben werden können. Dadurch müssen bei einer Änderung nur die globalen Variablen angepasst werden und nicht alle Referenzen.

Bei der Aktualisierung des Dokumentes wird protokolliert, wie sich welche Werte im Vergleich zur letzten Aktualsiserung verändert haben. Dadurch kann während der Erstellung des Dokumentes die Konsistenz von Text und Zahlen überwacht werden.

Zusätzlich können Konserven von diesen Reports erstellt werden, die nur noch die Zahlen und keinerlei Referenzen auf die Datenbank enthalten. Diese Konserven können dann versendet werden.