Die Budgetierung ist ein Prozess der von unterschiedlichen Interessen und Anforderungen geprägt wird. Eine Budgetierungsanwendung sollte deshalb flexibel sein und mit seinen Funktionen den Prozess sinnvoll unterstützen.
INFOLOG hat eine Anwendung entwickelt, die dem Kostenstellenverantwortlichen die notwendigen Funktionen und Informationen zur Verfügung stellt, um sein Budget schnell und systematisch zu erfassen.
Unsere Anwendung ist zunächst für den ‚Bottom-Up’ Ansatz ausgelegt, d. h. es wird prinzipiell auf unterster Projekt/Produkt-, Kostenstellen- und Kostenartenebene budgetiert. Durch eine Verteilungsfunktion, ist es möglich Werte einer höheren Ebene einzugeben und zu verteilen. Darüber hinaus können Budgetdaten aus Vorperioden gewichtet übernommen werden. Dies erleichtert die Eingabe und verkürzt die Erfassungszeit.
Viele Budgetierungsanforderungen sind über die Jahre hinweg gleich. Diese werden durch ‚Vorlagezeilen’ in den Erfassungsreports vorgegeben. Durch die verwendete ‚Templatezeilentechnik’ können die Erfassungsreports vom Administrator aber auch schnell und ohne Programmieraufwand verändert oder erweitert werden. Dies sorgt für eine hohe Flexibilität der Anwendung. In nachfolgenden Budgetierungsphasen können notwendige Anpassungen in den Erfassungsreports einfach umgesetzt werden.
Bei der Budgetierung von einzelnen Projekten/Produkten können die Auswirkungen auf eine Kostenstelle sofort betrachtet werden, da diese sofort nach der Eingabe in Echtzeit berechnet werden. Zusätzliche Suchfunktionen und Warnhinweise zeigen Positionen, die den geforderten Budgetierungskriterien nicht entsprechen. „Ausreißer“ oder neue Projekte/Produkte können zeitweise ausgeblendet werden, um einen besseren Überblick zu verschaffen oder um das aktuelle Budget mit Vorperioden besser vergleichen zu können.
Es besteht die Möglichkeit, erklärungsbedürftige Budgetdaten mit Kommentaren zu versehen. Diese Kommentare werden wahlweise in einer eigenen Zelle dargestellt oder als Excel®-Kommentar einer Budgetdatenzelle angefügt. Ein leicht zu pflegendes, individuelles Hilfesystem rundet die Anwendung ab. Hier können zu jedem Thema selbstgenerierte PDF-Dateien hinterlegt werden.